Guide d'utilisation de Synoria.

🔑Premier lancement et mot de passe

Au tout premier lancement de Synoria, le logiciel vous invite à créer un mot de passe. Ce mot de passe chiffre l'intégralité de votre base de données patients avec un algorithme AES-256-GCM.

Connexion lors des sessions suivantes

À chaque démarrage, Synoria affiche l'écran de verrouillage. Entrez votre mot de passe pour déchiffrer la base et accéder à vos dossiers.

Changer le mot de passe

Depuis Paramètres → Sécurité, vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment. L'ancien mot de passe est requis pour valider le changement.

👤Gérer les fiches patients

Créer un nouveau patient

Depuis l'onglet Patients, cliquez sur Nouveau patient. Renseignez au minimum le prénom et le nom. Les champs profession, médecin traitant, antécédents, médicaments, alertes et notes générales sont optionnels.

Modifier ou archiver

Cliquez sur la fiche d'un patient pour l'ouvrir. Utilisez le bouton Modifier pour mettre à jour ses informations. Un patient peut être marqué comme inactif (archivé) sans supprimer ses données.

Consentement RGPD

Chaque fiche patient dispose d'un champ de consentement. Cochez-le dès que le patient a signé votre formulaire de consentement au traitement de ses données personnelles. La date de recueil est enregistrée automatiquement.

📋Créer et consulter une séance

Nouvelle séance

Depuis la fiche patient ou l'onglet Nouvelle séance, sélectionnez le patient concerné et la date. Le formulaire s'adapte selon le plugin actif :

• Sans plugin : formulaire générique (motif, évolution, anamnèse, traitement, réactions).
• Avec plugin : formulaire personnalisé selon votre spécialité (voir section Paramètres).

Plan de suivi

En bas du formulaire, la section Plan de suivi permet de planifier le prochain rendez-vous directement depuis la séance. Il sera automatiquement ajouté au calendrier.

Historique et résumé

Depuis la fiche patient ou l'onglet Historique, accédez à toutes les séances passées. Chaque séance dispose d'une vue résumé avec possibilité d'export en PDF ou Excel.

📅Calendrier et rendez-vous

L'onglet Calendrier affiche une vue mensuelle à gauche et le planning horaire de la journée sélectionnée à droite.

Créer un rendez-vous

Cliquez sur un créneau horaire pour ouvrir la fenêtre de création. Associez le RDV à un patient existant ou saisissez les coordonnées d'un invité (nom, prénom, téléphone).

Codes couleur

• Bleu : rendez-vous planifié
• Vert : séance réalisée
• Orange : en attente de confirmation

Créer la séance depuis un RDV

Depuis un rendez-vous planifié, le bouton Créer la séance ouvre directement le formulaire de nouvelle séance, pré-rempli avec le patient et la date.

🔗Synchronisation Google Calendar

Synoria peut synchroniser automatiquement vos rendez-vous avec Google Calendar, ce qui les fait apparaître sur votre téléphone (Android ou iPhone) et dans tout autre outil connecté à votre compte Google.

Avant de connecter — choisir où arrivent vos RDV

Par défaut, si vous vous connectez sans préparation, vos rendez-vous Synoria iront dans votre calendrier Google principal. Si vous préférez les garder dans un calendrier séparé :

1. Ouvrez Google Calendar dans votre navigateur (calendar.google.com)
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur + à côté de "Autres agendas"
3. Choisissez "Créer un agenda" et nommez-le exactement Synoria
4. Revenez dans Synoria → Paramètres → Google Cal. et connectez-vous

Synoria détecte automatiquement un calendrier nommé "Synoria" et l'utilise en priorité.

Connecter Google Calendar

1. Dans Synoria, ouvrez Paramètres → Google Cal.
2. Cliquez sur "Connecter Google Calendar"
3. Votre navigateur s'ouvre sur la page d'autorisation Google — acceptez les permissions
4. Revenez dans Synoria : la connexion est confirmée avec votre adresse email

Après connexion

Tous les nouveaux rendez-vous créés dans Synoria seront automatiquement envoyés à Google Calendar. Vous pouvez aussi importer des événements d'autres agendas Google (agenda perso, agenda pro) pour les voir dans la vue Planning de Synoria sans les dupliquer.

Déconnecter

Dans Paramètres → Google Cal., le bouton "Déconnecter" supprime la liaison. Les événements déjà créés dans Google Calendar ne sont pas supprimés.

💾Sauvegardes et restauration

Synoria propose deux types de sauvegardes, toutes deux chiffrées (fichiers .json.enc) :

• Sauvegarde générale : tous les patients et toutes les séances. À utiliser pour changer d'ordinateur ou en sauvegarde périodique.
• Sauvegarde par patient : un seul dossier patient (utile pour un export individuel).

Configurer les sauvegardes automatiques

Dans Paramètres → Sauvegarde, définissez les dossiers de destination et activez la sauvegarde automatique à la fermeture ou quotidienne.

Restaurer une sauvegarde

Dans Paramètres → Sauvegarde → Restaurer, sélectionnez votre fichier .json.enc. La restauration remplace l'intégralité des données actuelles.

Changer d'ordinateur

1. Effectuez une sauvegarde générale sur l'ancien poste.
2. Copiez le fichier sur le nouveau poste (clé USB, partage réseau…).
3. Installez Synoria sur le nouveau poste.
4. Définissez un nouveau mot de passe au premier lancement.
5. Dans Paramètres → Sauvegarde, restaurez le fichier exporté.

💶Comptabilité et factures

Saisie des recettes

L'onglet Comptabilité présente une vue mensuelle. Renseignez le nombre de consultations par type pour chaque mois. Le chiffre d'affaires et la base URSAF sont calculés automatiquement.

Dépenses variables

L'onglet Dépenses permet de saisir les frais mensuels par catégorie (loyer, fournitures, formation…).

Export Excel

Un bouton d'export génère un fichier Excel annuel avec le récapitulatif comptable par mois, prêt pour votre comptable ou votre déclaration URSAF.

Factures

Depuis la page Factures, générez des factures PDF numérotées automatiquement. Configurez votre numéro SIRET, le taux de TVA et le dossier de destination dans les paramètres.

⚙️Paramètres et plugins

Plugins de spécialité

Les plugins adaptent le formulaire de séance à votre spécialité. Dans Paramètres → Plugin, vous pouvez importer un fichier plugin (.plugin.json) fourni par Synoria ou votre praticien référent.

Plugins disponibles

• MTC : Médecine Traditionnelle Chinoise — formulaire intégré complet
• Kinésiologie : formulaire spécifique kinésiologie
• Ostéopathie : formulaire adapté ostéopathie
• Naturopathie : bilan et suivi naturopathique
• Douleur & évolution : suivi de la douleur et de son évolution
• Basique : formulaire générique pour toute pratique de santé

Informations praticien

Dans Paramètres → Informations, renseignez votre nom, SIRET et coordonnées. Ces informations apparaissent sur les factures générées.

RGPD

Dans Paramètres → RGPD, configurez la durée de conservation des données (défaut : 10 ans), personnalisez la notice d'information Art.13 et générez le registre de traitements Art.30.

🔒Sécurité et verrouillage

Synoria verrouille automatiquement la session après 20 minutes d'inactivité. Votre base de données est rechiffrée et le mot de passe est requis pour reprendre.

Verrouillage manuel

Le bouton de verrouillage en bas de la navigation permet de verrouiller immédiatement la session, utile si vous quittez votre poste.

Fermeture du logiciel

À chaque fermeture, Synoria chiffre la base de données et efface le fichier de travail. Seul le fichier chiffré .sqlite.enc reste sur le disque.